Für Unternehmen ist eine funktionierende Inventarisierung von Mitarbeitergeräten (Notebooks, Handy, etc.), IT-Hardware und anderen Unternehmensassets essentiell. Scheitern diese Prozesse, entstehen Mehrkosten, Störungen im operativen Ablauf und eine schlechte Experience für MitarbeiterInnen. Die Gründer von My SAM kennen diese Themen aus ihrem bisherigen beruflichen Leben sehr genau und haben sich deshalb entschlossen, eine Plattform zu bauen, um Inventarisierung für alle Beteiligten zu optimieren.
Wer kennt es nicht? Einmal jährlich müssen die meisten Unternehmen für den Jahresabschluss ihr Inventar erfassen. Für viele ist dies mit großem Aufwand, Zeit und Kosten verbunden - Inventar muss individuell von jedem Mitarbeiter erfragt und mit den Daten aus der Finanz-Software abgeglichen werden. Und danach? Business as usual und der gleiche Höllenritt wartet dann im Folgegeschäftsjahr wieder, sofern keine kontinuierliche Inventarisierung im laufenden Betrieb stattfindet.
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Diese Fragen lassen sich in der Regel nicht ad hoc beantworten, wenn Inventarisierung nicht als Prozess gedacht wird - von der Anfrage bis zum Wiederverkauf / Entsorgung. Eine statische Pflege des Inventars über - Klassiker - Excel-Listen ist fehleranfällig, nicht skalierbar und erschwert auch dynamische Prozesse, wie etwa Änderungen von Zuweisungen.
Aber es geht nicht nur um den aktuellen Bestand - auch zukünftiger Bedarf für z.B. neue MitarbeiterInnen wird in der Regel nur rudimentär über Ticketsysteme erfasst. Im schlechtesten Fall kommen Geräte beim Mitarbeiter zu spät an oder müssen nach- oder umbestellt werden. Umgekehrt kann der offboarding-Prozess mühselig werden, wenn unklar ist, welche Geräte dem Mitarbeiter eigentlich zugewiesen sind. Worst case: Geräte verschwinden einfach. In jeden Fall steht viel auf dem Spiel - nämlich neben Produktivitätsgesichtspunkten eine gute employee experience, die wesentlich dafür ist, wie Mitarbeiter die Kultur und Organisation eines Unternehmens wahrnehmen.
Ungenutzte Geräte erzeugen versteckte Kosten und beeinträchtigen die Rentabilität eines Unternehmens. Falls langfristig kein Bedarf an diesen Geräten besteht, können sie wiederverkauft oder zum Beispiel sozialen Einrichtungen überlassen werden. Landen die Geräte jedoch irgendwann auf dem Müll, trägt dies zu einer negativen Umwelt- aber auch Kostenbilanz mit bei: Zum einen investiert jedes vierte Unternehmen in Deutschland mehr als 100.000 € für die Entsorgung ihrer Geräte - ein Kostenpunkt, der deutlich reduziert werden kann. Zum anderen werden nach Angaben des Weltwirtschaftsforums jedes Jahr rund 50 Millionen Tonnen elektronischer Schrott produziert - Tendenz steigend. Die Lösung dieses Problems? Refurbishment oder IT-Remarketing für ein kostensparendes und umweltbewusstes wirtschaftliches Handeln.
Mit My SAM beginnt Asset Management nicht erst bei der Erstaufnahme eines neu gekauften Assets, sondern bereits wenn der Bedarf entsteht:
Ist eine Anfrage abgeschlossen, können die Anfragedaten als Assetdaten übernommen werden - für das Asset wird eine eindeutige ID generiert und es wird automatisch ein QR-Code erzeugt, der als Etikett auf das Gerät angebracht wird und via mobile-phone ausgelesen werden kann. Onboarding- und Offboarding-Prozesse werden dadurch deutlich vereinfacht, Übergabepunkte an MitarbeiterInnen werden compliance-gerecht in My SAM dokumentiert.
Administratoren können über vielfältige Such- und Filterfunktionen das Inventar prüfen:
Ungenutzte oder nicht mehr benötigte Hardware (Server, notebooks, stationäre Rechner, Mobiltelefone) kann über My SAM einfach an Reselling / IT-Remarketing-Partner verkauft werden. Die Hardware kann dabei ohne Einbindung von Kundenresourcen vor Ort abgeholt / demontiert werden, auch eine Datenlöschung vor Ort ist möglich. Sicherheit steht dabei an erster Stelle: Revisionssichere Datenlöschung / Datenträgervernichtung werden BSI-konform und nach DSGVO durchgeführt, ein lückenloses Reporting garantiert einen nachvollziehbaren und lückenlosen Auditbericht.