8 Vorteile von Inventarmanagement

1. Reduzierung von Wartungskosten

Es ist wichtig, die Kosten für Reparaturen von Dingen wie Maschinen, Geräten und Fahrzeugen zu senken, damit Ihre Assets länger genutzt werden können. Wenn Sie Wartungen gut organisieren, können Sie sowohl Notfall-Reparaturen als auch allgemeine Reparaturkosten reduzieren. Das bedeutet, dass Sie Geld sparen, weil Ihre Sachen länger halten. Egal, ob Sie Fahrzeuge haben, medizinische Geräte oder IT-Hardware nutzen, eine gute Wartungs-Planung hilft Ihnen auch dabei, teure Arbeitsunterbrechungen oder Verzögerungen zu vermeiden. Aber auch die Überwachung von Softwarelizenzen, Abos und Leasingverträgen fällt unter diesen Bereich.

Mit Software zum Inventarmanagement, wie zum Beispiel My SAM, können Sie wichtige Termine für Reparaturen und Wartungen im Auge behalten. Sie können einfache Reminder einstellen, um sich (und Ihr Team) an anstehende Reparaturen, Garantieabläufe und mehr zu erinnern. Außerdem können Sie wichtige historische Infos über Assets festhalten, wie zum Beispiel vergangene Reparaturen, Zustand der Assets und Ablaufdaten. 

2. Verlängerung der Lebensdauer von Assets durch Inventarmanagement

Die Planung und Überwachung von Maintenance-Aktivitäten  ist also ein wichtiger Vorteil des Inventarmanagements. Doch es gibt noch andere Wege, wie Inventarmanagement Ihnen dabei helfen kann. Die Lebensdauer von Assets kann auch verlängert werden, indem Sie wissen, wo Ihre Assets sind, in welchem Zustand sie sich befinden und – wenn sie kaputt sind oder falsch behandelt wurden – wer zuletzt für sie verantwortlich war. Wenn Sie dafür sorgen, dass Ihre Sachen länger halten,sparen Sie Zeit, Geld und Ärger. Außerdem reduzieren Sie Müll, indem Sie sicherstellen, dass Ihre Geräte und Technologien so lange wie möglich funktionieren. Das hilft dabei, Ihr Unternehmen umweltfreundlicher und nachhaltiger zu machen. 

3. Vereinfachung von Inventarkontrollen und Audits

Die meisten Unternehmen müssen auch aus gesetzlichen Gründen regelmäßig Inventarbestände überprüfen, was oft ziemlich aufwendig sein kann, wenn dies nicht systematisch erfolgt. Glücklicherweise ist eine einfachereI ventur einer der Hauptvorteile eines Inventarmanagements. Das kontinuierliche Management Ihres Inventars hilft Ihrem Team bei diesen Prüfungen, da bereits alle benötigten Informationen vorliegen. Wenn Sie zum Beispiel eine App für Inventarmanagement nutzen, können Sie Berichte erstellen, die Ihnen zeigen, welche Gegenstände Sie haben, wo sie sind, wie viele vorhanden sind und so weiter. Vergleichen Sie dann Ihren physischen Bestand mit den Informationen in Ihrer Software, und Sie sind fast fertig. Je schneller Sie Ihre Inventur durchführen können, desto eher können Sie Probleme angehen, die Sie dabei entdecken (z.B. Über- oderUnterbestellungen oder auch die Identifikation von Ghost Assets). Und wenn Sie das ganze Jahr über kontinuierlich ihr Inventar managen, werden Sie feststellen, dass es insgesamt nicht allzu viele Probleme gibt.  

4. Überblick über wichtige Dokumentationen

 Wenn Sie neue Maschinen, Ausrüstung oder neue Hardware anschaffen, erhalten Sie normalerweise eine Menge Dokumentation dazu. Diese Dokumente können Anleitungen, Sicherheitshinweise oder Wartungshinweise enthalten – und oft gehen sie verloren, werden beschädigt oder unsystematisch abgelegt. Mit einer Software zum Inventarmanagement können Sie diese Dokumente direkt in das Profil eines Assets hochladen und machen es damit zentral verfügbar. Auch Bilder können dort abgelegt werden, so dass alle im Unternehmen jederzeit darauf zugreifen können. 

5. Alle Asset-Informationen auf einen Blick

Ihre Assets sind wertvoll – und es geht nicht nur um die Dokumentationen, die mit diesen Assets kommen. Ein Vorteil eines Inventarmanagements ist, dass Sie immer Zugriff auf die Informationen haben, die Ihnen helfen, Assets zu verkaufen, Wertminderungen zu dokumentieren oder besser zu verstehen, wie Sie Ihre Assets nutzen können. Hier sind einige Dinge, die Sie im Profil jedes Assets festhalten können:

·      Wichtige Unterlagen vom Hersteller

·      Wichtige interne Dokumente zur Handhabung,Benutzung oder Pflege eines Assets

·      Berichte über Wartungsarbeiten

·      Auditergebnisse

·      Berichte über Schäden an einem Gegenstand

·      Verlauf, wo und wann das Asset sich befunden hat

·      Verlauf, wer das Asset wann benutzt hat 

Wenn Sie eine Software zum Inventarmanagement nutzen, kann ein Teil dieser Informationen – inklusive Nutzerhistorie und Assethistorie – automatisch erzeugt werden! 

6. Verbesserung von Buchhaltungsprozessen

Ein gut organisiertes Inventarmanagement beeinflusst nicht nur Ihre Betriebsabläufe, sondern wirkt sich auch positiv auf Ihre Buchhaltungsprozesse aus. Systematische Informationen über Ihre Vermögenswerte spielen eine entscheidende Rolle bei der Erstellung von Finanzberichten, der Berechnung von Abschreibungen und der Aufstellung von Unternehmensbilanzen. Hier kommt die Kraft eines funktionierenden Inventarmanagements ins Spiel: Es erleichtert diese Aufgaben erheblich, indem es Ihnen durch genaues Verfolgen Ihrer Assets stets klare Informationen liefert. Sie wissen genau, was Sie besitzen, wo sich diese Gegenstände befinden, wie viel sie wert sind und in welchem Zustand sie sind. Diese präzisen Daten ermöglichen es Ihrer Buchhaltung, genauere Finanzberichte zu erstellen und Abschreibungen sowie den Wert Ihrer Vermögenswerte genauer zu berechnen. Dadurch werden nicht nur die Finanzprozesse effizienter, sondern auch die Gesamtgenauigkeit Ihrer Buchhaltung verbessert.

7. Höhere Transparenz durch Inventarmanagement

Ob Ihr Unternehmen klein oder groß ist, ein solides System zur Management Ihres Inventars macht es für alle viel einfacher, die Assets im Unternehmen im Blick zu behalten. Das ist besonders wichtig, wenn Ihr Team an verschiedenen Standorten arbeitet oder wenn es so viele Angestellte gibt, dass es schwierig wird, alle Dinge persönlich zu überprüfen. Die richtige Software zum Inventarmanagement kann die Übersicht noch verbessern, indem sie eine klare, visuelle Darstellung von allem bietet, was Ihr Unternehmen besitzt, ohne dass die Mitarbeiter ihren Arbeitsplatz verlassen müssen, um nach Assets zu suchen. Mit My SAM können Sie hochauflösende Bilder von Ihren Assets hochladen und diese nach Standort sortieren. So wissen Sie immer, welche Dinge sich wo, wann und in welchem Zustand befinden.

8. Steigerung von Produktivität durch Inventarmanagement

Einer der Hauptvorteile des Inventarmanagements? Dinge schneller erledigen können. Sobald das System in Ihrem Unternehmen eingerichtet ist und alle Mitarbeiter mit den Standardanweisungen vertraut sind, werden Sie feststellen,wie viel Zeit das Ihrer Organisation tatsächlich einspart. Dies wird besonders spürbar, wenn Sie sich dazu entschließen, Assets mithilfe von Software mit automatisierten Funktionen zu überwachen. Funktionen wie das Scannen von Barcodes und QR-Codes, individuelle Benachrichtigungen und umfangreiche Berichte können eine Vielzahl alltäglicher, zeitraubender Aufgaben beschleunigen und Ihnen gleichzeitig dabei helfen, den Überblick über Ihre wertvollsten Assets zu behalten.

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